ELIZABETH GLASER PEDIATRIC AIDS FOUNDATION

DESCRIÇÃO DE TAREFAS

____________________________________________________________________________________________________

Posição:                      Assistente Distrital de Operações

Departamento:          Operações

Data:                           1 de Outubro de 2020

Localização:               Gaza

Reporta:                     Gestor Provincial de Operações

 

 “Às vezes, na vida, há um momento em que é possível fazer uma mudança para melhor.

Este é um daqueles momentos”

-Elizabeth Glaser

 

Descrição Sumária

 

No âmbito logístico o incumbente será responsável pela gestão de frota e a logística de manutenção do escritório distrital da Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation e por realizar e consolidar o inventário geral de bens nas regiões. O incumbente aplicará os princípios gerais de contabilidade para pequenas operações de suporte as actividades da EGPAF nas regiões/distritos.

Assistirá no processamento de pagamento/formações ao nível do escritório provincial e que tenham que ser efectuados nos distritos;

Apoiara as operações em geral (RH ao nível distrital, Grants, Finanças, Procurement, Administração, IT, etc).

 

1. Responsabilidades de Logística

• Elaborar o plano semanal de transporte da região e/ou da Província;
• Realizar o inventário do Distrito numa base trimestral ou sempre que necessário;
• Requisitar as reparações, manutenções de todas a viaturas do Distrito em estreita articulação com o Oficial de P&L;
• Requisitar as reparações, manutenções de todos os motociclos do Distrito;
• Requisitar acessórios e kits de segurança, equipamento de proteção para todas as viaturas e motociclos;
• Assegurar a recolha de folhas de bordo dos meios circulantes de todas as regiões do Distrito para o fecho de processos de consumo de combustíveis;
• Assegurar o abastecimento de todas as viaturas e motociclos;
• Assegurar o pedido de advances e perdiems e justificação/fecho dos processos das finanças de todos os motoristas do Distrito;
• Fazer requisições do material do serviço necessário nos distritos e propor ao nível provincial;
• Reportar a cada semana os movimentos e manutenções (danos, mecânicas, acessórios, registo administrativo e ou documentação) semanais a logística de Inhambane para difusão a nível nacional;
• Supervisionar os livros de bordo (Log-books, inspeção, manifestos, seguros, etc) assegurando que tenham informação real da vida do carro ou motorizada;
• Propor requisições de eventuais necessidades para manutenções regulares e curativas a efectuar nos escritórios distritais (mobiliário, espaço, eventuais ligações de rede e ou elétrica, acessórios, etc.);
• Gestão das chaves relativas aos bens sob sua responsabilidade;
• Propor ao escritório provincial eventual descarte de material dos escritórios regionais e/ou provincial;
• Fazer a inventariação e reportar trimestralmente a província o equipamento da EGPAF a nível distrital e provincial;
• Apoiar na atualização de base de dados dos fornecedores de bens e serviços locais;
• Fazer seguimento dos processos de aquisição e entrega de bens e serviços na região através de guias de entregas ou PTAs;
• Reportar ao IT provincial qualquer apoio necessário, ido dos escritórios regionais;
• Preencher e enviar ao Oficial de P&L as fichas de consumo de combustível mensalmente;
• Apoiar a equipa técnica distrital na elaboração de requisições;
• Dar suporte técnico e formação sobre o uso correcto dos bens da Fundação (Viaturas, motas, computadores, impressoras, etc).

 

1. Apoio Técnico

• Apoiar e assessorar a equipa distrital e o SDSMAS em alocação de bens e material de trabalho as Unidades Sanitárias;
• Garantir o registo numa base de dados de todos os bens fornecidos ao SDSMAS.

 

1. Responsabilidades de Finanças

• Apoiar em coordenação com o escritório provincial pagamentos de perdiems, recolha de lista de presenças, etc. nas formações realizadas nos distritos;
• Reportar todas as situações que forem detectadas no âmbito de pagamento de qualquer que seja a actividade;
• Apoiar em coordenação com as Finanças os pagamentos de subsídios aos voluntários que não possuam contas bancarias.

 

1. Responsabilidades de subvenções :

• Reforçar que os beneficiários actualizem os mapas de inventário e a respectiva colocação dos «brandings» nos bens recebidos da EGPAF;
• Apoiar na realização da prova de vida dos beneficiários dos SA, em coordenação com o Oficial de C&G (numa base semestral).

 

1. Responsabilidades de Recursos Humanos

• Apoiar o Departamento de RH para supervisionar as atividades de trabalhadores em campo e aconselhar a gestão sobre o bem-estar dos mesmos na organização;
• Apoiar na elaboração da relação nominal e cumprimento das políticas e procedimentos pelos trabalhadores ao nível das regiões (por exemplo: horário de trabalho nos distritos, comunicação, etc);

• Participação na seleção e entrevista de novos candidatos selecionados para o nível do Distrito;
• Apoiar na recolha e verificação das folhas de ponto das Mães Mentoras, Educadores de par, Prestadores de Serviço no final de cada mês e o respectivo processamento do subsídio e envio para pagamento;
• Fazer valer as políticas da Fundação de acordo com o manual de procedimentos;
• Apoiar os colegas no preenchimento de timesheets, avaliações, inquéritos, etc;
• Apoiar na realização de prova de vida dos beneficiários de fundos da EGPAF (EP, MM, prestadores de serviço, etc.) em coordenação com Recursos Humanos e/ou de outras áreas, numa base semestral;
• Apoio na realização de avaliações de Motoristas e Motoclistas do Distrito.

 

1. Outras Responsabilidades

• Elaborar/enviar lembretes semanais sobre os processos pendentes nos diferentes sectores a nível da Província e Nacional (follow up);
• Fazer visitas às unidades sanitárias como forma de medir a satisfação dos parceiros abrindo espaço para que estes deixem opiniões sobre a actuação da área operacional (motoristas e motociclistas) como forma de faze-los parte das soluções para o melhoramento dos serviços. (Temos que repensar neste ponto);
• Proceder ao envio regular das folhas de ponto para a efectividade mensal das MM e EP, junto dos sites.

 

Conhecimentos e competências

• Nível médio em Administração, RH ou formação média equivalente no ramo;
• Dois anos de experiência profissional comprovada nos ramos de logística, administração e ou finanças e Recursos Humanos;
• Experiência básica em gestão de parque automóvel, informática, eletricidade, segurança e gestão de bens móveis/imoveis, gestão de RH;
• Domínio de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook);
• Fluente em português e boa comunicação em inglês;
• Capacidade de aprendizagem e de trabalhar por iniciativa própria;
• Potencial de inserção em equipas de trabalho multidisciplinares;
• Possuir Carta de condução será uma vantagem;
• Capacidade de acompanhamento de processos até ao desfecho;
• Alto sentido de Responsabilidade e Liderança;
• Proactivo e criativo;

• Capacidade de trabalhar sob pressão, cumprir múltiplos prazos, e resolver problemas;
• Capaz de executar múltiplas tarefas com apoio muito limitado;
• Capacidade de manter confidencialidade e discrição;
• Tempo inteiro.