Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF)
Descrição de tarefas

 

Título:  Assistente de Recursos Humanos

Local:  Maputo

Reporta a:  Oficial Sénior de Recursos Humanos

Classificação:  Tempo inteiro

 

“Às vezes, na vida, há um momento em que é possível fazer uma mudança para melhor.

Este é um daqueles momentos”

-Elizabeth Glaser

A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation é líder global na luta contra o HIV e SIDA pediátrico, trabalhando em 16 países e em mais de 5.000 locais em todo o mundo para impedir a transmissão do HIV para crianças e ajudar as pessoas já infectadas. Hoje, devido ao grande sucesso do trabalho da Fundação e de seus parceiros, o SIDA pediátrico foi praticamente eliminado nos Estados Unidos. Com uma equipe global crescente de mais de 3.100 - nove em cada 10 que trabalham no campo - a missão global da Fundação é implementar prevenção, cuidados e tratamento; avançar a pesquisa inovadora; e executar actividades estratégicas de advocacia global e direccionadas para trazer mudanças dramáticas à vida de milhões de mulheres, crianças e famílias em todo o mundo.

Descrição Sumária

Executar tarefas inerentes à administração dos recursos humanos em apoio ao Oficial Sénior de Recursos Humanos. Será responsável pela inscrição do pessoal na segurança social, no plano de saúde e nas finanças (IRPS), actualização do arquivo interno, disseminação de comunicados internos do departamento, publicação de anúncios de vagas, marcação de entrevistas, elaboração e envio de correspondência externa do departamento, legalização do pessoal estrangeiro da Fundação.

Responsabilidades

Tramitação de documentos

• Tramitação e renovação de documentos dos trabalhadores expatriados;
• Elaborar e submeter Plano de Férias dos trabalhadores;
• Elaborar e submeter Relação Nominal anual do pessoal;
• Elaborar cartas e declarações para o banco e outras Instituições de trabalho.
• Elaborar cartas de aumento salarial do pessoal.
• Elaborar e enviar a lista de feriados anuais no início de cada ano.

Processamento de  Alterações Contratuais

• Providenciar informação necessária para a processamento de  alterações de cargos, promoções, transferências, demissões e outros tipos de movimentação de pessoal, observando as normas e procedimentos aplicáveis, visando contribuir para a tomada de decisões nesses assuntos;
• Renovar os contratos temporários, substituições ou aumento de quadro de pessoal;
• Providenciar informação necessária para os Contratos de Prestação de serviços, bem como assistir na recolha e processamento da efectividade dos mesmos.

Recrutamento e selecção

• Apoiar na Marcação de entrevistas;
• Assistir na organização da logística de entrevistas;
• Enviar emails de feedback aos candidatos;
• Apoiar na Verificação de referências e antiterrorismo;
• Apoio ao Oficial Sénior de RH no processo de recrutamento.

Gestão de Benefícios

• Efectuar a inscrição do pessoal no plano de saúde e requisitar o pagamento de factura da Seguradora de Saúde, bem como requisição de pagamento de factura da Seguradora d Saúde;
•  Elaborar mapas de controlo de todo staff inscrito no plano de saúde, fazer updates mensalmente e submeter ao GSRH;
• Gestão do programa de assistência – Tuition, elaborar mapas de controlo de todo staff inscrito e produzir relatórios semestrais.

Gestão da Base de Dados

• Manter actualizados os mapas de controlo apropriados do registo de todo o staff, prestadores de serviços e voluntários;
• Introduzir e actualizar os dados do pessoal no sistema computorizado de gestão de recursos humanos;
• Manter actualizado o Organigrama da Fundação;
• Atualizar as informações de EBCP e do call tree (relação de contactos para casos de emergência).
• Manter actualizado o arquivo do departamento, tanto físico como eletrónico (relatórios, processos individuais, politicas, correspondências, etc).

Arquivo:

• Actualização sistemática do arquivo do Departamento – processos individuais dos trabalhadores, prestadores de serviços, voluntários e documentação avulsa;
• Fazer o scanner de todos processos individuais e de recrutamento e actualizar no share point;
• Assegurar a gestão actualizada do Arquivo em estreita coordenação com o responsável pelo arquivo a nível das províncias.
• Apoiar no processo de revisão Semi-anual dos objectivos e de Avaliação anual de desempenho do staff;

Outras:

• Fornecer apoio administrativo sempre que necessário;
• Organizar a tramitação de informação durante as auditorias;
• Providenciar informação sempre que solicitado;
• Executar outras tarefas relacionadas ou quando designado pelo/a supervisor.

Qualificações Requiridas

• Licenciatura em Direito, Administração, Recursos Humanos, Psicologia ou áreas afins;
• Domínio no uso de aplicações do Microsoft Office;
• Três anos de experiência de trabalho comprovada;
• Capacidade de comunicação;
• Capacidade de aprendizagem;
• Potencial de inserção em equipas de trabalho multidisciplinares
• Conhecimento da Lei do Trabalho;
• Domínio (oral e escrito) da língua portuguesa;

• Boa capacidade de comunicação;
• Habilidade em lidar com situações de conflito;
• Capacidade de gerir informações sigilosas.

Competências

 

A Fundação espera que todos os trabalhadores possuam as competências fundamentais de habilidades interpessoais, comunicação, responsabilidade, aprendizado contínuo e obtenção de resultados. O candidato ideal deverá ser proficiente ou avançado no seguinte conjunto de competências específicas para o nível desta posição de Assistente:

• Solução de problemas - A solução de problemas é a capacidade de uma pessoa usar o pensamento crítico para identificar e analisar problemas, avaliar a relevância e a precisão das informações, gerar e avaliar soluções alternativas e fazer recomendações.
• Flexibilidade - flexibilidade é a capacidade de uma pessoa estar aberta a alterações e novas informações e adaptar-se rapidamente a novas informações, condições variáveis ou obstáculos inesperados.
• Resiliência - Resiliência é a capacidade de uma pessoa de lidar efetivamente com a pressão, permanecer otimista e persistente diante das adversidades e recuperar-se rapidamente de contratempos.
• Gerenciamento de tempo - Gerenciamento de tempo é a capacidade de uma pessoa gerenciar efetivamente seu tempo e recursos para garantir que o trabalho seja concluído com eficiência.

 

A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) oferece oportunidades iguais de emprego (EEO) a todos os trabalhadores e candidatos a emprego, independentemente de raça, cor, religião, sexo, nacionalidade, idade, deficiência ou genética. Além dos requisitos da lei federal, a EGPAF cumpre as leis locais aplicáveis ​​que regem a não discriminação no emprego em todos os locais em que a Fundação possui instalações.