Position Details

Job title:                                 Finance & Accounts Assistant - Temporary

Location:                               Douala, Cameroon

Number of Positions:           02

Contract Duration:               04 Months

Primary Manager:                 Finance & Accounting Officer

Start Date:                              25^th June 2021

Applications Deadline:         03^rd June 2021       

Resume:

The Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation is a global leader in the fight against pediatric HIV and AIDS, working in 19 countries and at over 5,500 sites around the world to prevent the transmission of HIV to children, and to help those already infected. Today, because of the highly successful work of the

Foundation and its partners, pediatric AIDS has been virtually eliminated in the United States. With a growing global staff of over 1,000—nine of 10 who work in the field—the Foundation’s global mission is to implement HIV prevention, care, and treatment programs; further advance innovative research; and to execute strategic and targeted global advocacy activities to bring dramatic change to the lives of millions of women, children, and families worldwide.    For more information, please, visit our page:  www.pedaids.org  .

EGPAF works in partnership with the Ministry of Health NACC and the Regional and District Health Teams to support HIV Prevention, Care and Treatment and health systems strengthening services. EGPAF is mainly funded by PEPFAR through the Centers for Disease Control and Prevention (CDC) and the United States Agency for International Development (USAID).

Job Summary

To support the Finance and Accounting Officer in ensuring that financial and accounting

operations of the EGPAF Field Office are in strict compliance with EGPAF policies and procedures and specific donor rules and regulations. Also strive to ensure efficient and accountable use of donor funds

Key Responsibilities

1.       Accounts Payables  

• Assist in timely processing of staff advances for travel and activities
• Assist in timely processing of activities participants’ mobile payments
• Assist in Processing of supplier invoices within agreed timelines
• Keep track of vendor invoices and report on same. Assist in timely processing and payment of stakeholder dues and update trackers as necessary.   
• 2.      Accounts Receivable

  Assists in collection and review of Field Expense Reports, ensuring the validity and accuracy of all submitted expenses

• Assists in accurate posting of the advances liquidating expenses to QuickBooks  

3.      Cash/Bank Management

• Ensure timely banking of any unspent amounts refunded by staff as well as any checks written in favor of the foundation for various transactions.

4.      Monthly Reporting activities

• Timely posting of all transactions as well as ensuring consistency, accuracy and completeness of such transactions.
• Ensure field offices meets all reporting deadlines for Quick Books end of the month Reports  

6.      Other Responsibilities

• Strong ability to scan and upload accounting vouchers to OneDrive;
• Ensure a proper filing of physical vouchers;
• Support the Audit/Compliance Review Exercises;
• Any other work-related duties as may be assigned.

Required skills and experience:

• Minimum Diploma HND in accounting;
• Excellent communication skills;
• Well-developed interpersonal skills;
• Working knowledge of English/French;
• Strong work ethic and ability and willingness to work long hours;
• Able to work in team settings and willingness to learn;
• Minimum of 01 year of working experience;
• IT Savvy, including accounting software;
• Willingness to travel.

 

Others

Problem Solving  – Problem solving is a person’s ability to use critical thinking to identify and analyze problems, weigh relevance and accuracy of information, generate and evaluate alternative solutions, and makes recommendations.

 

Flexibility  – Flexibility is a person’s ability to be open to change and new information and rapidly adapt to new information, changing conditions, or unexpected obstacles.

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Détails du poste

 

Titre du poste :                  Assistant(e) financier(e) et comptable - Temporaire

Lieu de travail :                  Douala, Cameroun

Nombre de postes :           02

Durée du contrat :              04 Mois

Responsable principal :     Agent des finances et de la comptabilité

Date de début :                  25 juin 2021

Date limite de dépôt des candidatures : 03 juin 2021       

Résumé :

La Fondation Elizabeth Glaser pour le SIDA Pédiatrique est un leader mondial dans la lutte contre le VIH et le SIDA pédiatrique, travaillant dans 19 pays et sur plus de 5 500 sites à travers le monde pour prévenir la transmission du VIH aux enfants, et pour aider ceux qui sont déjà infectés. Aujourd'hui, grâce au travail très fructueux de la Fondation et de ses partenaires, le sida pédiatrique est enrayé.

Fondation et de ses partenaires, le sida pédiatrique a été pratiquement éliminé aux États-Unis. Avec un personnel mondial croissant de plus de 1 000 personnes - dont neuf sur dix travaillent sur le terrain - la mission globale de la Fondation est de mettre en œuvre des programmes de prévention, de soins et de traitement du VIH, de faire progresser la recherche innovante et de mener des activités de plaidoyer stratégiques et ciblées afin d'apporter des changements spectaculaires dans la vie de millions de femmes, d'enfants et de familles dans le monde.   Pour plus d'informations, veuillez consulter notre page : www.pedaids.org .

Résumé du poste

Soutenir le responsable des finances et de la comptabilité en veillant à ce que les opérations financières et comptables du bureau local d'EGPAF soient menées à bien.

des opérations financières et comptables du bureau local d'EGPAF soient strictement conformes aux politiques et procédures d'EGPAF et aux règles et règlements spécifiques des donateurs. S'efforcer également d'assurer une utilisation efficace et responsable des fonds des donateurs.

Responsabilités clés :

1.       Comptes créditeurs

- Aider à traiter en temps voulu les avances du personnel pour les voyages et les activités.

- Aider à traiter en temps voulu les paiements mobiles des participants aux activités.

- Aider au traitement des factures des fournisseurs dans les délais convenus

- Assurer le suivi des factures des fournisseurs et établir des rapports à ce sujet.

- Aider au traitement et au paiement en temps voulu des cotisations des parties prenantes et mettre à jour les trackers si nécessaire.

2.      Comptes à recevoir

- Aider à la collecte et à l'examen des rapports de dépenses sur le terrain, en s'assurant de la validité et de l'exactitude de toutes les dépenses soumises.

- Aider à l'enregistrement précis des dépenses de liquidation des avances dans QuickBooks.

3.      Gestion de la trésorerie/banque

- Assurer la mise en banque en temps voulu de tous les montants non dépensés remboursés par le personnel ainsi que de tous les chèques émis en faveur de la fondation pour diverses transactions.

4.      Rapports mensuels

- Comptabiliser en temps voulu toutes les transactions et assurer la cohérence, l'exactitude et l'exhaustivité de ces transactions.

- S'assurer que les bureaux de terrain respectent toutes les échéances pour les rapports de fin de mois de Quick Books.  

6.      Autres responsabilités

- Grande capacité à scanner et à télécharger les pièces comptables sur OneDrive ;

- Assurer un classement approprié des pièces justificatives physiques ;

- Soutenir les exercices d'audit/de révision de la conformité ;

- Toute autre tâche liée au travail qui pourrait lui être confiée.

Compétences et expérience requises :

- Diplôme minimum HND en comptabilité ;

- Excellentes aptitudes à la communication ;

- Compétences interpersonnelles bien développées ;

- Connaissance pratique de l'anglais et du français ;

- Forte éthique de travail et capacité et volonté de travailler de longues heures ;

- Capacité à travailler en équipe et volonté d'apprendre ;

- Minimum d'un an d'expérience professionnelle ;

- Connaissance de l'informatique, y compris des logiciels de comptabilité ;

- Volonté de voyager.

Autres

Résolution de problèmes - La résolution de problèmes est la capacité d'une personne à utiliser la pensée critique pour identifier et analyser les problèmes, évaluer la pertinence et l'exactitude des informations, générer et évaluer des solutions alternatives et faire des recommandations.

Flexibilité - La flexibilité est la capacité d'une personne à être ouverte au changement et aux nouvelles informations et à s'adapter rapidement aux nouvelles informations, aux conditions changeantes ou aux obstacles inattendus.